نموذج خطاب رسمي جاهز للطباعة

واحدة من الطرق الاحترافية التي يمكن الاعتماد عليها في التواصل بين مؤسسات العمل المختلفة، والذي عادةً ما يحمل الشكل والتنسيق والهيئة الخاصة به، وذلك لأنه يعد ممثل عن الشركة أو مؤسسة العمل، لذا من خلال موضوعنا اليوم نقدم لكم أكثر من شكل مختلف لنموذج الخطاب، على النحو التالي:

1- نموذج خطاب لجهة رسمية

تحية طيبة وبعد …..

السيد الأستاذ/ ـــــــــــــ؛ رئيس شركة/ ــــــــــــــــــ

أتوجه بعظيم التقدير والاحترام إلى شخصكم الكريم، وأُود أن أقوم بالتنويه عن تطلعي إلى إتمام العديد من بروتوكولات التعاون المشترك بين شركتنا وشركتكم من أجل تحقيق التقدم والازدهار المنشود لكلا الشركتين، وأتطلع أيضًا إلى أن أسمع منكم الرد على هذا المقترح في القريب العاجل.

المرسل/

في يوم/

أرقام الهواتف/

البريد الإلكتروني/

توقيع المرسل/

2- نموذج خطاب رسمي لشركة

السلام عليكم ورحمة الله، أما بعد ….

إلى السيد مدير إدارة شركة/ ـــــــــــــ

بعد التحية ….

أتشرف بأن أحيط سيادتكم علمًا بأنه قدر صدر قرار ترقيتي إلى رتبة وظيفية أعلى من الخاصة بي، ولكن قد شاب هذا القرار نوعًا من العبء النفسي والمادي لدي ولدى أسرتي؛ نظرًا إلى أنه في ضوء هذه الترقية قد تم نقلي إلى فرع الشركة في (محافظة/ مدينة)، ولذلك؛ ألتمس من سيادتكم قبول طلبي بإتمام الترقية في مكان أقرب إلى مكان إقامتي وإقامة أسرتي.

مع احترامي وتقديري

مٌقدمه لسيادتكم/ ـــــــــــــ؛ الموظف في قسم/ ـــــــــــــــــ

بتاريخ يوم/ ـــــــــــــــ

التوقيع/ ـــــــــــــــــــــــــــــ

3- نموذج شكوى رسمي

تاريخ اليوم/ ـــــــــــــــــ

المرسل/ ـــــــــــــــ

تحية عطرة وبعد ……

السيد رئيس الإدارة التعليمية في محافظة/ ـــــــــــــ

نظرًا لما قد وجدته في سيادتكم من حرص دائم على الصالح العام للإدارة والصالح العام لجميع العاملين بها أيضًا دون استثناء؛ فإنني أرفع إليكم شكوتي بخصوص نقلي من مكان عملي الذي قد التحقت به منذ أكثر من عشر سنوات إلى مكان آخر سوف يُسبب لي الكثير من المتاعب المادية والنفسية في حالة الذهاب الإياب يوميًا إلى مكان العمل الجديد.

ولذلك؛ فإنني ألتمس من سيادتكم النظر في هذا القرار لسحبه أو تعديله، مرفق مع الخطاب جميع المستندات والوثائق اللازمة.

4- نموذج خطاب رسمي للجامعة

تاريخ: (شهر/ يوم/ سنة)

اسم المرسل/ ـــــــــــــــ ولي أمر الطالب بفرقة/ ــــــــــــــــــــــــــ

إلى السيد الأستاذ والمربي الفاضل رئيس جامعة/ ـــــــــــــــــــــــ

بعد التحية الطيبة والمباركة

أناشد في شخصكم الكريم روح الأب والمُربي قبل المعلم، وأطلب من سيادتكم إعطاء الفرصة لنجلي المذكور اسمه أعلاه باستكمال الأعوام الدراسية في الجامعة خلال السنوات الدراسية القادمة، ولا سيما أن انقطاعه عن الجامعة كان ناتجًا عن أسباب مرضية.

وتفضلوا سيادتكم بقبول خالص الاحترام والتقدير، مرفق جميع المستندات التي تؤكد تعرّض نجلي إلى حالة صحية صعبة حالت دون قدرته على الذهاب إلى الجامعة.

المرسل/ـــــــــــ في يوم/

التوقيع/ ـــــــــــــــــــــــ

5- نموذج خطاب رسمي لمدير المدرسة

تاريخ اليوم/

المرسل/ ــــــــــــــ ولي أمر التلميذ/ ــــــــــــ بالصف/ ــــــــــــــــــ

إلى السيد الأستاذ الفاضل مدير مدرسة/ ـــــــــــــــــــــ الابتدائية

أُقدر مجهوداتكم الجبارة والمشكورة في إطار التنمية والتطوير الذي قد لاحظناه في المدرسة خلال الفترة الماضية، وأنتهز تلك الفرصة لكي أحيطكم علمًا بأنني أتطلع إلى تعزيز دور الأنشطة المدرسية والرياضية بشكل أكبر في محيط المدرسة؛ حتى تكون المدرسة بيئة متكاملة للعلم والمعرفة والتنمية الفكرية والبدنية والمهارية لأبنائنا.

لكم منّا كل الاحترام والتحية

مُقدمة لكم/ ــــــــــــ المهندس في شركة/

رقم الجوال/ ـــــــــــــ البريد الإلكتروني/

التوقيع/ ــــــــــــــــــ

6- نموذج خطاب رسمي لجهة حكومية

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته

تحريرًا في يوم/ ــــــــــــــــــ

بعد التحية الطيبة

إلى السيد/ ــــــــــــ رئيس مصلحة/ ـــــــــــــــــــ

أتقدم بالشكر والعرفان دوركم الرائد في إدارة المصلحة بنجاح، وأحيطكم علمًا بأنه هناك عدد من النقاط الهامة التي قد وردت إلينا بخصوص مصلحة (ــــــــ)، وهي تشمل: ـــــــــــــ، ونرجو من سيادتكم الاهتمام بها وأخذها في الاعتبار من أجل مواصلة حرصكم على تحقيق الصالح العام دائمًا وأبدًا.

وتفضلوا بقبول خالص التقدير والامتنان

مُقدمه لسيادتكم/ ـــــــــــ

الموظف في/ـــــــــــــــــ

أرقام التواصل/ــــــــــــــ

التوقيع/ـــــــــــــــــ

ما هي شروط كتابة الخطاب الرسمي؟

بعد الاطلاع على أكثر من شكل لنموذج الخطاب الرسمي لجهات العمل والشركات، دعونا نتعرف من خلال هذه الفقرة على أهم الشروط التي يجب أن تتوفر في كتابة الخطاب الرسمي، وذلك على النحو التالي:

  • يجب الاهتمام بكتابة التاريخ الخاص بالخطاب، باليوم والشهر والسنة.
  • كما يجب الاعتماد على الصيغة الرسمية في كل الخطاب، وذلك من خلال اختيار بعض الكلمات المنسقة، والاهتمام بالتنسيق العام والموضوع.
  • تحديد الهدف والغرض الأساسي من الخطاب، وذلك في غضون فقرة صغيرة لا تتعدى بضعة أسطر فقط.
  • كما يجب تحديد الوسائل التي سوف تستخدمها للتواصل مع الطرف الآخر، وذلك من خلال الاسم أو البريد الإلكتروني ورقم الهاتف وغيره من الوسائل الأخرى.
  • من الأفضل التحدث مع الجهة الحكومية بصيغة الجمع، وذلك لأنك تتحدث مع طاقم الشركة كامل بالمسؤول والرئيس والموظفين.
  • يجب الاهتمام بالمراجعة اللغوية بعد الانتهاء من كتابة الخطاب، وذلك لضمان خلو الخطاب من الأخطاء الإملائية.
  • كما يجب الحفاظ على وضع علامات الترقيم والحرص على التنسيق العام الخارجي للخطاب.

أنواع الخطاب الرسمي

في إطار التعرف على نموذج الخطاب وجد أنه هناك أنواع من الخطاب الرسمي والتي تتمثل فيما يلي:

  • خطاب عمل.
  • رسالة موجهة.
  • خطاب مبيعات.
  • خطاب شكوى.
  • خطاب توصية.
  • خطاب الاستقالة.
  • خطاب الفصل
  • خطاب الاستلام.
  • خطاب تفويض.

نصائح هامة عند كتابة الخطاب الرسمي

هناك مجموعة من النصائح الهامة التي يجب عليك الالتزام بها في حالة كتابة الخطاب الرسمي، وذلك ما سنتعرف عليه من خلال عرضنا اليوم إلى نموذج الخطاب كما يلي:

  • يجب الاهتمام بالمحافظة على الدقة والوضوح في الخطاب، وذلك من خلال انتقاء الألفاظ الدقيقة والواضحة.
  • يجب الابتعاد عن الألفاظ التي تعبر عن المشاعر الشخصية، بل يجب أن يتضمن الخطاب أسلوب رسمي ومقنع بقدر الإمكان.
  • ترتيب الأفكار من أهم الأمور التي يجب الاهتمام بها عند كتابة الخطاب.
  • يجب عليك الوصول إلى الهدف من الخطاب دون التطويل في ذلك، ويمكنك الاستعانة بالكلمات البسيطة، والبعد عن الملل.
  • من الأفضل الابتعاد بشكل عام عن الألفاظ الأدبية أو الاستعارات المكنية وغيرها من هذه الأمور، وذلك من أجل أن يكون الخطاب واضح للجهة الحكومية المرسل إليها.
  • كما لابد أن تشير لتاريخ اليوم المرسل فيه الخطاب، في الداخل والخارج.
  • عليك كتابة المعلومات في الخطاب بطريقة صادقة، فهو أقصر الطرق للوصول إلى الحقيقة في العديد من الأمور المختلفة.
  • قم بكتابة الخطاب على ورق أبيض سادة، ويجب وضع شعار الجهة الحكومية المرسلة.
  • من الأفضل كتابة الخطاب على برنامج وورد، وذلك لضمان الحصول على التنسيق المناسب.
  • يجب جمع كافة العناصر في الخطاب لضمان وصول الفكرة.
  • ابدأ الخطاب بالتحية الرسمية، ومن ثم توجه للحديث إلى المدير أو الشخص الموجه إليه الخطاب الرسمي.
  • في نهاية الخطاب قم بكتابة ولكم جزيل الشكر ومن ثم معلوماتك الشخصية من حيث الاسم والتاريخ والبيانات الهامة.

يستخدم نموذج الخطاب في الكثير من المواقف المختلفة، ويتميز كونه دقيق ورسمي من أجل تنفيذ مهمة معينة، ويجب الالتزام بالنصائح عن كتابته.